Conditions d’utilisation pour les organisations

1. Ouverture de l’espace

L’ouverture d’un espace est demandée par un responsable habilité à engager l’organisation. Il fournit des informations exactes : dénomination, pays, adresse, numéro d’immatriculation et, le cas échéant, identifiant fiscal.

Chaque demande est examinée par l’équipe de la plateforme, en principe sous 72 heures ouvrées. Des pièces justificatives ou des compléments peuvent être demandés. La demande peut être rejetée, avec indication du motif ; une nouvelle demande reste possible.

Un même numéro d’immatriculation, dans un même pays, ne peut correspondre qu’à un seul espace actif.

2. Conformité de l’organisation

L’organisation tient à jour ses informations et ses pièces justificatives. Lorsqu’une pièce arrive à échéance, l’Administrateur principal est alerté et dépose la nouvelle version. Une modification de la dénomination ou de l’immatriculation est soumise à l’équipe de la plateforme.

3. L’Administrateur principal

Chaque organisation a un seul Administrateur principal. Il représente l’organisation auprès de l’exploitant et répond de l’usage de l’espace. À titre personnel, il accepte aussi les conditions d’utilisation pour les membres.

Le changement de titulaire se fait sur demande, accompagnée d’une lettre de désignation signée par le dirigeant, et prend effet après contrôle par l’équipe de la plateforme.

4. Constitution de l’équipe

L’organisation crée les comptes de ses formateurs et de son personnel, ou les invite s’ils ont déjà un compte, et leur attribue des rôles prédéfinis. Elle ne rattache que des personnes qui travaillent effectivement avec elle et les informe de ce rattachement.

Elle n’attribue à chacun que les droits nécessaires à sa fonction. Elle ne choisit jamais le mot de passe d’un membre et retire sans délai les accès d’une personne qui la quitte.

L’organisation répond des actions accomplies par ses membres dans son espace.

5. Apprenants

L’organisation décide des admissions à ses programmes selon des conditions qu’elle porte à la connaissance des candidats. Tout refus est motivé.

Lorsqu’elle inscrit directement des apprenants, seule ou par import de fichier, elle ne le fait que pour des personnes qui attendent cette inscription (salariés, stagiaires, bénéficiaires d’un financement) et dont elle a obtenu les coordonnées de manière loyale.

6. Contenus et formations

L’organisation est seule responsable des programmes qu’elle publie : exactitude, qualité pédagogique, droits sur les supports utilisés, conditions d’admission et d’évaluation, délivrance des attestations.

Les contenus créés par ses formateurs dans son espace restent la propriété de l’organisation, y compris après le départ d’un formateur, sauf accord contraire entre eux. L’organisation garantit qu’elle détient les droits nécessaires sur tout contenu mis en ligne.

L’équipe de la plateforme peut retirer du catalogue un programme signalé et manifestement contraire à la loi ou à ces conditions ; l’organisation en est informée avec le motif.

7. Données des apprenants et des membres

L’organisation n’accède qu’aux données des apprenants inscrits à ses programmes et de ses propres membres. Elle les utilise uniquement pour la gestion des formations.

Les fichiers importés et exportés contiennent des données personnelles : l’organisation en limite la diffusion, les protège et les supprime lorsqu’ils ne sont plus utiles. Chaque export est journalisé.

Pour les traitements qu’elle décide, l’organisation agit comme responsable du traitement et respecte la réglementation applicable à la protection des données.

8. Traitement des données pour le compte de l’organisation

Pour les données des apprenants inscrits à ses programmes et de ses membres, l’organisation est responsable du traitement et IFPCE - Institut de Formation Professionnelle, de Certification et d'Expertise agit comme sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD. IFPCE - Institut de Formation Professionnelle, de Certification et d'Expertise ne traite ces données que pour fournir la plateforme, selon les instructions de l’organisation exprimées par ses paramétrages et ses actions dans son espace.

IFPCE - Institut de Formation Professionnelle, de Certification et d'Expertise s’engage à : soumettre à la confidentialité les personnes autorisées à traiter ces données ; appliquer les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité ; ne recourir qu’à des sous-traitants ultérieurs offrant les mêmes garanties, dont la liste figure dans la politique de confidentialité, et informer l’organisation de tout changement ; l’aider à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes ; la prévenir de toute violation de données touchant ses données, au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance ; tenir à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

À la clôture de l’espace, l’organisation peut exporter ses données pendant le préavis. Elles sont ensuite archivées ; les pièces justificatives, le logo et la bannière sont supprimés automatiquement à l’issue de la durée prévue par la politique de confidentialité, sauf ce que la loi oblige à conserver.

De son côté, l’organisation informe ses apprenants et ses membres du traitement de leurs données, s’assure d’avoir une base légale pour les traitements qu’elle décide, et n’importe que des données collectées loyalement.

9. Sécurité de l’espace

L’espace de l’organisation est cloisonné : aucune autre organisation n’accède à ses membres, à ses apprenants ni à ses contenus.

Les mots de passe des membres sont chiffrés de façon irréversible : ni l’organisation ni l’équipe de IFPCE e-Learning ne peuvent les lire. L’équipe de IFPCE e-Learning n’a accès ni aux programmes, modules, cours et évaluations de l’espace, ni aux échanges de sa messagerie : elle ne voit que la présentation publique des programmes du catalogue et n’examine que ceux qui lui sont signalés.

Les pièces justificatives et les fichiers d’import et d’export sont stockés dans un espace privé, et les actions sensibles sont enregistrées avec leur auteur. Le détail des mesures figure dans la politique de confidentialité.

10. Identité visuelle et communication

L’organisation peut personnaliser les couleurs de son espace et le nom d’expéditeur de ses e-mails. Cette personnalisation ne doit pas créer de confusion avec une autre organisation ni avec l’exploitant.

11. Suspension et clôture

En cas de non-conformité, de signalement fondé ou à la demande de l’organisation, son espace peut être suspendu. L’Administrateur principal est informé du motif. Aucune donnée n’est supprimée du fait d’une suspension ; les apprenants déjà admis conservent un accès en lecture selon les règles en vigueur.

La clôture de l’espace est demandée par l’Administrateur principal et validée par l’équipe de la plateforme, avec un préavis communiqué à l’organisation, afin de garantir une fin ordonnée des formations en cours.

12. Responsabilité

L’organisation garantit l’exploitant contre toute réclamation liée aux contenus qu’elle publie, aux formations qu’elle dispense et à l’usage que ses membres font de la plateforme.

L’exploitant répond du bon fonctionnement de l’outil qu’il fournit. Il n’est pas responsable des décisions de l’organisation, ni des dommages résultant d’un usage contraire à ces conditions.

13. Évolution des conditions

Ces conditions peuvent évoluer. Chaque version est numérotée ; la version acceptée au nom de l’organisation est enregistrée avec sa date. En cas de modification importante, l’accord de l’Administrateur principal sera redemandé.

14. Droit applicable et contact

Les présentes conditions sont régies par le droit du pays où l’exploitant de la plateforme a son siège. À défaut d’accord amiable, tout litige relève des juridictions compétentes de ce pays.

Pour toute question : support@ifpce-africa.tech.